やりたいことがあるけど、本業が忙しすぎてなかなか時間が作れない。
思ったとおりに作業が進まず、いつも残業になる。
こんな悩みを抱えていないでしょうか？
この記事では私が自分のタスク管理手法を確立させた際に参考にした本７選を紹介します。
この記事を読んで自分に最適なタスク管理手法を作る手助けになれば幸いです。
- タスクを効率化して残業を減らしたい
- いろいろなタスク管理の方法を知りたい
- 自分のタスク管理手法を強化したい
タスク管理が下手な人はマイタスク管理を作ろう
タスク管理や仕事術を謳った本は世の中にたくさんあります。
私もこれまで様々なタスク管理に関する本を読んできましたが、常に仕事に追われる状況から抜け出せずにいました。
その当時は本に載っている手法が自分の性格には合わないと言い訳をして断念していたのだと思います。
しかし、あるときオリジナルのタスク管理手法を作ろうと思いマイタスク管理手法のベースを作りました。
そこから本を中心に自分合いそうなテクニックや考え方を見つけたら試してみて、効果があった場合はマイタスク管理手法に組み込んでいきました。
これを繰り返していくうちに段々と強固なタスク管理手法に育っていき、今でもマイタスク管理手法を毎週見直しブラッシュアップしています。
このように本の手法を丸コピーするのではなく、まずマイタスク管理のベースを作り、本などから得た情報で肉付けしていくことで自分にあったタスク管理が身に付きます。
タスク管理が下手な人が読むべき本７選
なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか タスクシュート時間術
まずは私がマイタスク管理のベースとして大いに参考にしたタスクシュート時間術です。
タスクシュート時間術を簡単に要約すると以下のような管理手法です。
- 1日分の仕事を1シートで管理する
- 1分以上かかるタスクはすべて管理する
- すべてのタスクの見積もり時間を出す
- タスクにかかった時間の実績を記録する
- 仕事の終わる時間を常に把握できるようにする
マイタスク管理に取り入れたのは、②以外すべてです。
私は会社でのタスク管理は手帳を使っていますが、1分以上かかるタスクをすべて管理すると手帳に入り切らないのと、性格的にそこまで細かく管理できないと判断したため、②は不採用にしました。
その代わり後で紹介する「はじめてのGTD ストレスフリーの時間術」から2分以内のタスクは即実行するというテクニックを採用しています。
タスクシュート時間術の特徴は見積もり精度が向上することです。
始めて間もないときは見積もり精度が悪く思いどおりにタスクが終わらないのですが、微調整を繰り返すうちに見積もりどおりにタスクが終わるようになってきます。
また、テクニックとしては割り込み作業を制御できることようになりました。
あらかじめ割り込み作業の枠を計画しておき、割り込み作業はその枠で一気にやります。
その代わり集中してタスクをこなしているときは割り込み作業が入ってきてもメモを残して後回しにしています。
まさにタスク管理、時間管理について色々なノウハウが書かれておりおすすめです。
エッセンシャル思考
この本はタスク管理の本ではなく、「本当に重要なことを見極め、より少なく、しかしより良く」というエッセンシャル思考の方法論をまとめたものです。
「見極める技術」、「捨てる技術」、「仕組化の技術」を過去に行われた実験や著名人の体験談などを題材に解説しており非常に分かりやすく腑に落ちます。
私は当時やりたいことが多すぎて、いずれも成果がでない状態に悩んでいました。
そういうときにこの本を読んで、真剣に取り組むべきことを絞りました。
大きかったのは、一番時間を費やしていたFXを止めたことです。
この本でも説明されているサンクコストバイアス（すでにお金や時間を支払ってしまったという理由だけで損な取引に手を出し続ける心理的傾向）にかかっていることに気づき、もったいないという感情を捨てキッパリ止めました。
FXを止めたことで捻出した時間で現在は３つまでに絞ったやりたいことに集中して取り組めています。
また、「仕組化の技術」の章で小さな一歩を積み重ねるであったり、本質的な行動を無意識化するといった習慣化を作るコツが解説されており、やろうと思ったことを継続する力が付きました。
この本を読む以前は多くを望み得るものが少ない行動をしており、一攫千金的な手法に目がくらんでいましたが、この本を読んだ後は小さくても大きな成果を得るためコツコツ続ける方法、地味でも着実に勝ちに行く方法を考えるようになりました。
繰り返し読み返したい良書だと思います。
はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
この本はGTD（Getting Things Done）の手法を具体的に解説しているものです。
GTDとは以下のよう仕組みです。
- 頭の中の「気になること」をすべて頭の外に追い出す
- 「気になること」の求めるべき結果と次に取るべき行動を決める
- 取るべき行動を信頼できるシステムで管理し、定期的に見直す
この本はGTDの手法についてかなり具体的に解説されています。
例えば、頭の中の「気になること」を収集するには書類ケース、手帳・ノート、パソコンのメモ帳、etc…をツールとして使用し、その使い方は…といった具合に。
しかし私の場合、前述したように「タスクシュート時間術」である程度マイタスク管理を構築済みだったため、タスク管理手法をガラっと変えることはせず、マイタスク管理に組み込みたいと思ったことを選定して取り入れていきました。
この本に書かれている方法を自分なりにアレンジしてマイタスク管理に組み込んだものが以下です。
- 頭の中の「気になること」を全て書き出す
- 2分以内でできることは即実行する
- 実行する日を決められるものはカレンダーアプリに書く
- いつかやること、アイデア等はメモアプリに書く
- メモは週1回整理する
これらの方法の良いところは、頭の中で「気になること」を全て書き出しているため、覚えておかなくて良いという安心感があり、今取り組んでいることに集中できることです。
タスク管理の中でも「整理」に関するノウハウが多く詰まっているこの本は一読の価値はあります。
仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版
マニャーナの法則とは、新しい仕事は明日やることをコンセプトにした手法です。
ToDoリストのようなオープンリストではなく、チェックリストのようなクローズリストを使用して計画を立て、割り込み作業が入ってきたら基本的に翌日の計画に入れるという感じです。
私は日常的に割り込み作業が入ってくる業務内容なので、予め2時間の割り込み作業用の時間を確保しています。
そして、クローズリストのタスクに集中しているときは、メール見ない、チャットに反応しないというスタンスで取り組み、割り込み作業用の時間にまとめてメールやチャットを見るようにしています。
また、割り込み作業用の時間で完結できないタスクが入ってきた場合は翌日以降に回します。
この運用を回すことで、常に1日のタスクの完了時間が見えている状態になるため、ストレスなく淡々と仕事をこなすことができるようになりました。
他にもキリのよいところまで仕事をやると達成感が湧き次のタスクに着手しにくくなるため、休憩するタイミングは仕事のやりかけの状態がよいとか、行き詰まったときにとにかく5分間課題について書き続ける5分間ダッシュ法など細かいテクニックも紹介されておりマイタスク管理を強化するには最適な本だと思います。
やめる時間術 24時間を自由に使えないすべての人へ
この本は2021年1月に出版されたもので、音声メディアのVoicy等で活躍されているワーママはるさんが執筆された比較的新しい本です。
ワーママはるさんは外資系メーカー勤務で月100時間残業、結婚、出産を経てワンオペ育児で圧倒的に時間がない中、試行錯誤して時間の使い方を見直したそうです。
そして1日1時間半の自分で選んだ満足する時間を捻出し、本職では社内昇格試験に合格しマネージャー職に昇進、Voicyやnote、X（Twitter）での発信やヨガインストラクター、本の出版等様々な分野で活躍されています。
この本では冒頭に時間のない生活を選んでいるのは自分ですと厳しいことを言われ、「時間の見える化」、「時間の引き算」、「時間の足し算」という講義を受けることになります。
内容は非常に具体的で、厳しいけど寄り添ってくれてる、なんだか先輩に指導を受けているような感覚で読み進められます。
また、この本が他のタイムマネジメントや時間術の本と一線を画しているのは、時間短縮や有効活用のテクニックではなく時間の使い方を見直し、自分の生き方を選ぶことを目的としているため将来の人生設計を考えながら読み進められます。
※時間短縮や有効活用のテクニックもたくさん盛り込まれています。
私はある程度マイタスク管理手法は確立していたのですが、頑張らないとできないタスク管理という感覚があったため、この本を読んで今一度自分の時間の見える化を行い、引き算、足し算をした上で理想の1日とのギャップを埋められるよう日々行動と改善を繰り返しています。
スモールステップで実践しているため、急激な効果はありませんが日々自分が納得して満足できる時間の使い方ができるようになっていることを実感しています。
「時間のない生活を選んでいるのは自分」、ほんとそのとおりで自分で選んで決められる部分を変えるだけで人生が変わるものだと思えるようになりました。
時間がないと悩んでいる方は読んでみることをおすすめします。
週40時間の自由をつくる 超時間術
メンタリストDaigoさんの数ある著書の中の1つで「時間術」に関するテクニックたたくさん盛り込まれている本です。
まず最初に「時間がない、忙しいと感じるのは勘違いだ」とメンタルブロックを外されます。
そして7つのフィックス（解決策）、21個のテクニックを教わり、後半では通勤時間や会議の改善法が提案されています。
この本は細かいテクニックがたくさんあるため、自分に合ってそうなもの、取り組んでみたいものを試し、効果があった場合はマイタスク管理に取り入れるという使い方ができます。
私の場合、まずメールを見る時間を事前に決めておくというテクニックを使いました。
というのも、自分がかなりマルチタスクで作業を行っており効率が悪いとうい自覚があったからです。
集中して作業しているところにメールの通知やチャットが来ると、その都度確認し「こっちを先にやらないと」と作業を中断していたため、中断した作業は予定どおりに終わらないということが起こっていました。
そこで、メールの通知をOFFにし、メール、チャットに反応するのは1時間置きにするというマイルールを設けました。
最初は、チャットを無視することに罪悪感を感じましたが、「ごめん、20分後に反応するから」と自分に言い聞かせ目の前の作業に集中するようにしました。
この取り組みの効果はすぐに出て、タスクが予定どおり終わるようになりました。
もう1つはコーピング・レパートリーを作るというもので、自分に対して有効なストレス対策をリスト化しておくというものです。
本書には「コーヒーを飲む」、「風呂で叫ぶ」、「指の関節をポキポキ鳴らす」などが例として上げられています。
他にも試して効果があったものや、テクニックは使わなかったが考え方が参考になったものなど、たくさんの気づきがあった本でした。
時間がない、いつも忙しいと思っている方は一読をおすすめします。
シングルタスク 一点集中術
マルチタスクが良くないことは、上述したマニャーナの法則、超時間術でも少し触れましたが、この本は「マルチタスクを止めてシングルタスクをやろう」という主張に特化しています。
そもそも脳は一度に複数のことに注意を向けることができないということを脳科学的に解説し、マルチタスクとはタスクを高速にスイッチングしているだけだと言います。
- マルチタスク：タスクをスイッチングする度に集中力が落ちる
- シングルタスク：一度に1つのタスクに集中し生産性を上げる
かずを数えているときに、うっかり他のことを考えてしまい最初から数え直すはめになった経験はないでしょうか？
会議中にメールを読んでしまい、突然のフリに対応できなかったことはないでしょうか？
人は目新しいことに注意を向けてしまいます。
周囲の期待に応えようと割り込みに即座に反応してしまいます。
しかし、質の高い成果を出し続け、信頼を得るためにはシングルタスクこそが解決策だと様々なテクニックが紹介されています。
私が実際に行動に移したテクニック・考え方は以下のようなものです。
- 集中して作業しているときに、他のアイデアが浮かんだ場合、メモに書き出し作業を続ける
- 重要なタスクは午前中に片づける
- 考えるだけでもうんざりする、着手する気にならない用件は朝一で片づける
- 人の相談には「ながら聴き」をせず、集中して聴く
- 敬意を示しながら、きっぱり「ノー」を言う
これらの取り組みを続けた結果、生産性が上がったことは言うまでもありませんが、メンタルも安定した実感があります。
この本はタスク管理というよりも、タスクの取り組み方を考え直させてくれる貴重な一冊でした。
マルチタスクを実践しており毎日疲れる・・・という方は読んでみることをオススメします。
タスク管理が下手な人読むべき本7選まとめ
いかがだったでしょうか？
ここまでタスク管理のおすすめ本を紹介してきました。
後輩くん全部読むのは大変だなぁ
そう思った方、まだマイタスク管理を構築していない方は「タスクシュート時間術」を最初に読んでマイタスク管理のベースを作ると良いと思います。
ある程度マイタスク管理を構築しているけど、時間がなくて困っているという方は「マニャーナの法則」、「やめる時間術」を読み、時間の捻出のしかたを学ぶと良いと思います。
マイタスク管理は構築しているけど、さらに磨きをかけたいという方は「エッセンシャル思考」で考え方を見直し、「超時間術」や「シングルタスク一点集中術」から自分に合ったテクニックを取り入れることをおすすめします。
タイムマネジメントや時間術について書かれてある本は山のようにありますが、丸コピーして成果を出すことは難しいと思います。
一時的に効果があったと思えても継続することが難しいのです。
そのため、この方法は自分に合っているとか、試してみたいと思ったことを試してみて本当に効果があったものを組み合わせてマイタスク管理手法を確立することをおすすめします。
そのためには情報収集 → 試す → 評価する → 改善するというPDCAサイクルを回し、日々ブラッシュアップしてくことが大事になってききます。
私もまだ改善途中の段階ですが、一緒にがんばっていきましょう！
- ITエンジニア歴24年（現役）
- マネージャー兼システムアーキテクト
- 副業としてネットショップ運営
- ITエンジニアのスキルアップネタを発信
- 輝くエンジニアを増やしたい
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